AI az adminisztrációban: rendezett levelezés, pontos jegyzőkönyv, kevesebb gépelés
Az irodai munka nagy része levelezés, jegyzetelés, táblázat és szervezés. Az AI ezekben sok időt spórol, ha tudod, mit kérj tőle, és mit ellenőrizz utána. A leckék számozott lépésekben mutatják meg, hogyan.
Ilonát két hét szabadság után egy 34 levélből álló szál várja az irodaköltözésről. A leckében megmutatja, hogyan lesz belőle teendőlista és udvarias válasz. Papp Tamás, a Kvadrát egyik beszállítójának tulajdonosa közben azt kérdezi: „És nálunk ez hogy megy, ha nincs informatikusunk?”
Mi változik a munkádban?
Nem a munkád lesz más, hanem az, mennyi időt visz el a rutin, és mennyire vagy biztos abban, amit kiadsz a kezedből.
Eddig
Jól használt AI-jal
EddigSzabadság után egy 34 levélből álló szál vár.
Jól használt AI-jalTeendőlista: ki mit kért és mikor, a később módosult döntések jelölve, utána válasz a megfelelő megszólítással.
EddigA jegyzőkönyv órákig készül a jegyzetekből.
Jól használt AI-jalÁtiratból vázlat, amelyben minden döntésnek forrása van, és a résztvevők jóváhagyják, mielőtt végleges lesz.
EddigHáromféle dátum és kétszer szereplő nevek egy 200 soros listában.
Jól használt AI-jalAz AI írja a képletet, a táblázat számol, a kontrollösszeg ellenőriz. A nevek nem kerülnek az AI-ba.
EddigHárom ajánlat, háromféle formában.
Jól használt AI-jalÖsszehasonlító táblázat csak abból, ami az ajánlatokban áll; a végösszeget a táblázatkezelő számolja.
Feladatok, amelyekben az AI már most segít
Mindegyikhez lépésről lépésre haladó munkafolyamat, másolható prompt, példa és biztonsági figyelmeztetés tartozik a leckékben és a use case-könyvtárban.
- E-mail-szálból teendőlistaHosszú levélváltásból a nyitott teendők, aztán válasz a megfelelő hangnemben.
- Jegyzőkönyv és emlékeztetőMeeting átiratából vázlat, amelyet a résztvevők jóváhagynak.
- Lista rendbetételeNevek, dátumok, összegek és ismétlődések képletekkel, kitalált mintasorokon kipróbálva.
- Levél- és igazolássablonMinden tény helyőrző, az AI csak az állandó szöveget írja.
- Ajánlatok összehasonlításaSzálloda, rendezvény vagy beszerzés: táblázat forrásjelöléssel, kitalált adat nélkül.
- Irodai kérdés-válasz asszisztensAz ismétlődő kérdésekre saját kis asszisztens, gazdával, verzióval és adatszabállyal.
Ugyanaz a kérés, kétféleképpen
Egy hosszú levélváltás az irodaköltözésről, amelyre a szállító választ vár.
Első próbálkozás
Foglald össze ezt a levelezést.
Az első kérésre kellemes összefoglaló jön, amelyben a régi és az új időpont keveredik. A második a mostani állást adja, és két tétel visszakeresésével ellenőrizhető.
Mire figyelj: Levelezést, átiratot és névsort csak a cég által jóváhagyott AI-eszközbe tegyél. Bankkártyaadatot, személyi igazolvány- vagy útlevélszámot és jelszót soha ne másolj be, és egészségügyi adatot, például ételérzékenységet, névvel együtt ne adj meg.
Ugyanez a kérés, öt részben
- Feladat
- Az alábbi levélváltásból készíts listát a nyitott teendőkről és kérdésekről.
- Kontextus
- Irodaköltözés, bútorszállítás. Szabadság után veszem át az ügyet, és válaszolnom kell a szállítónak.
- Adatok
- [a levelek a legrégebbitől a legújabbig, a témához nem tartozó levelek és az aláírások nélkül]
- Korlátok
- Csak a levelekből dolgozz. Ha egy döntést egy későbbi levél módosított, a legutolsó változatot írd, és jelöld: „később módosult”. Ami nem derül ki, oda írd: „[HIÁNYZIK]”.
- Kívánt eredmény
- Táblázat: teendő, ki kérte és mikor, kinek a dolga.
Mit tanul a csapat?
Az adminisztrációnak és az asszisztenciának saját kurzusa van a gyakorló szinten. A tanulási útja ezt a két közös gyakorló kurzussal egészíti ki: az ellenőrzésről és a dokumentumokkal, adatokkal végzett munkáról. A kurzus kitér a kisvállalkozásokra is: mi a teendő, ha nincs informatikus és céges AI-szabály.
Előtte mindenki elvégzi az alapozót: Gyorsindító és Alapmodul, összesen 1 óra 1 perc, az első hasznos eredménytől a biztonságos használatig és az AI Actig.
A teljes tanterv leckéről leckére- AI az adminisztrációban és asszisztenciában2. szint, 6 lecke, 1 óra 1 percE-mail-szálból teendő és válasz, jegyzőkönyv, táblázatok rendbetétele, sablonok és levelek, utazás, rendezvény és beszerzés, saját kis asszisztens.
- Ellenőrzés és kritikus gondolkodás2. szint, 7 lecke, 50 percGyors ellenőrzési rutin, mielőtt egy levél vagy táblázat továbbmegy.
- Dokumentumok és adatok AI-jal2. szint, 5 lecke, 38 percHosszú dokumentumok összefoglalása, ajánlatok és szerződésverziók összevetése.
- Biztonságos AI-használat1. szint, 8 lecke, 42 percMit ne tölts fel: fotó, képernyőkép, dokumentum. És mi a teendő, ha hibáztál.
Nézzük meg, mit nyerne vele a csapatotok.
Egy 30 perces bemutatón a saját feladataitokon mutatjuk meg, hogyan indulnátok.