AI a könyvelésben: kevesebb rutinlevél, ellenőrzött szabályértelmezés
Egy könyvelőiroda napjainak nagy része írás és egyeztetés: ügyféllevelek, tájékoztatók, hiánypótlások. Ebben az AI sokat segít. Adót számolni és jogszabályt értelmezni viszont nem lehet rá bízni ellenőrzés nélkül. A képzés erre a kettőre épül.
Mivel kezd a csapat?
- AI a pénzügyben
- Dokumentumok és adatok AI-jal
- Ellenőrzés és kritikus gondolkodás
- Biztonságos AI-használat
Mi változik a munkádban?
Nem a munkád lesz más, hanem az, mennyi időt visz el a rutin, és mennyire vagy biztos abban, amit kiadsz a kezedből.
Eddig
Jól használt AI-jal
EddigUgyanazt a tájékoztató levelet írod meg harminc ügyfélnek, kicsit másképp.
Jól használt AI-jalEgy jó sablon, amit ügyfelenként percek alatt személyre szabsz.
EddigEgy új NAV-tájékoztató, amit este olvasol el.
Jól használt AI-jalRövid összefoglaló a fő változásokról, amit a forrással összevetsz, mielőtt továbbadod.
EddigAz AI magabiztosan válaszol egy adókérdésre.
Jól használt AI-jalA választ a hatályos jogszabályban ellenőrzöd, mert a modell tudása egy adott dátumig terjed.
Feladatok, amelyekben az AI már most segít
Mindegyikhez lépésről lépésre haladó munkafolyamat, másolható prompt, példa és biztonsági figyelmeztetés tartozik a leckékben és a use case-könyvtárban.
- ÜgyféllevelekHiánypótlás, határidő-emlékeztető és tájékoztató levél első változata, a te hangodon.
- Szabályváltozások összefoglalásaHosszú tájékoztató vagy jogszabályszöveg lényege, amit a forrással ellenőrzöl.
- Egyeztetés előkészítéseKét kimutatás eltéréseinek kigyűjtése, személyes adat nélküli, összesített táblázatból.
- Excel-képletekKéplet megírása vagy egy örökölt munkafüzet magyarázata, lépésről lépésre.
- ÜgyfélkérdésekGyakori kérdések válaszsablonjai, amelyeket te hagysz jóvá.
- Belső folyamatleírásAz iroda bevett lépései egy új kolléga betanításához.
Ugyanaz a kérés, kétféleképpen
Hiánypótlási levél egy ügyfélnek, aki a hónap végére sem küldte be a bizonylatokat.
Első próbálkozás
Írj egy levelet az ügyfélnek, hogy küldje a bizonylatokat.
Az első kérésre sablonos, túl hivatalos levél jön. A második tudja, kinek szól, mi hiányzik és milyen hangon kell írni, az ügyfél adatai pedig nem kerülnek az AI-ba.
Mire figyelj: Ügyfélnevet, adószámot, bankszámlaszámot és béradatot csak a cég által jóváhagyott AI-eszközben használj. Adózási és számviteli kérdésben az AI válaszát mindig a hatályos jogszabállyal vagy a NAV tájékoztatójával vesd össze.
Ugyanez a kérés, öt részben
- Feladat
- Írj rövid, udvarias emlékeztető levelet egy könyvelési ügyfélnek.
- Kontextus
- Régi, jó viszonyú ügyfél, kisvállalkozás. Ez a második emlékeztető ebben a hónapban.
- Adatok
- [a hiányzó bizonylatok típusa és a belső határidő, ügyfélnév és adószám nélkül]
- Korlátok
- Ne fenyegess, és ne hivatkozz jogszabályra. Legfeljebb nyolc mondat.
- Kívánt eredmény
- Tárgysor és levélszöveg, a végén egy egyértelmű kéréssel és határidővel.
Mit tanul a csapat?
A könyvelésnek nincs külön kurzusa a tantervben. A könyvelők a pénzügyi kurzusból, a dokumentumkezelésről és az ellenőrzésről szóló kurzusokból tanulnak, az alábbi példák pedig ezekre a módszerekre épülnek.
Előtte mindenki elvégzi az alapozót: 4 kurzus a működésről, a jó kérésről, a biztonságról és az AI Actről.
A teljes tanterv leckéről leckére- AI a pénzügyben2. szint, 6 lecke, 36 percEltéréselemzés, Excel-képletek, adatellenőrzés, szakmai validáció.
- Dokumentumok és adatok AI-jal2. szint, 5 lecke, 29 percHosszú dokumentumok, táblázatok és verziók összevetése, és mit ne tölts fel.
- Ellenőrzés és kritikus gondolkodás2. szint, 6 lecke, 34 percHogyan szúrd ki a magabiztosan hibás választ, mielőtt az ügyfélhez kerül.
- Biztonságos AI-használat1. szint, 6 lecke, 31 percÜgyféladat, adószám, bankszámlaszám: mi mehet be, és hová.
Nézzük meg, mit nyerne vele a csapatotok.
Egy 30 perces bemutatón a saját feladataitokon mutatjuk meg, hogyan indulnátok.